מערכת ניהול משימות – לניהול אפקטיבי של המשימות שלכם
- ראשי
- מגזין שיווק וטכנולוגיה
- ארגז כלים לעסקים
- מערכת ניהול משימות – לניהול אפקטיבי של המשימות שלכם
תוכן עניינים
אנשים רבים מתמודדים בצורות שונות עם ניהול המשימות שלהם. יש כאלו שהמציאו לעצמם דרכים מיוחדות לטפל בעניינים, ויש מי שסומך על אחרים שייצרו בשבילו את המערכת שתעזור לו לסדר הכול בצורה נוחה ואסתטית. ואכן יש בשוק לא מעט פלטפורמות מקוונות שמטרתן לספק לכם לוח שאתם יכולים לעצב איך שאתם רוצים, כדי שכל המשימות שיש לכם יהיו מונחות לפניכם ושום מטלה לא תתפספס. בואו ניכנס לעומק הנושא של מערכות לניהול משימות והשימוש בהן, ונדבר גם על השמות הגדולים בתחום.
מה כוללת תוכנת ניהול משימות?
יש בשוק היצע רחב מאוד של תוכנות לניהול משימות, המציעות פיצ’רים רבים ומגוונים המתאימים לעסקים שונים ולסגנונות עבודה שונים. התממשקות עם תוכנות אחרות, גיבויים ושחזורי מידע, סנכרון מידע ואפשרויות חזותיות לסימון משימות הן רק חלק קטן מאוד מהתכונות שיש למערכות כאלו, ולפני שאתם בוחרים בתוכנה המתאימה לכם תצטרכו להכין רשימה של תכונות שמבחינתכם הן חובה.
ניהול משימות אישי
מערכות רבות לניהול משימות מאפשרות לכל משתמש, אפילו אם הוא חלק מארגון גדול יותר, לנהל באופן אישי את המשימות שלו מבלי להשפיע על משימות של אחרים.
אם הוטלה עליכם האחריות לבנות סדרות מיילים לרשימת התפוצה, אתם לא תרצו לשנות בטעות משימות דומות או עוקבות של עובדים אחרים.
זוהי תכונה חשובה של המערכת, משום שלכל עובד יש תחומי אחריות משלו ושיטה שונה לעבודה ולניהול משימות, ולכן לכל אחד צריך להיות המקום האישי שלו לסביבת עבודה אופטימלית.
ניהול משימות משותף
בעסקים רבים יש צורך במשימות משותפות, שיש להן כמה מבצעים או כמה אנשים שאמורים לפקח על ההתקדמות שלהן.
במערכות הטובות ביותר לניהול משימות תוכלו בקלות לנהל משימות עם עוד משתמשים, ליצור דיונים ביניכם ולוודא שכל המידע נמצא אצל כל הצדדים למען השלמה מהירה ומוצלחת של כל משימה.
בין שאתם רוצים להבין איך לבנות אסטרטגיה שיווקית לעסק וצריכים את העזרה של מנהל השיווק או שאתם רוצים לצרף את הצלם הכי טוב למשימה הדורשת תוכן חזותי סוחף – מערכת טובה צריכה לספק לכם יכולת נוחה לנהל כל משימה עם כמה חברי צוות שאתם צריכים, מבלי שתצטרכו לקום זה אל זה במשרד או לשלוח שרשרת מיילים אין סופית.
מהם היתרונות של שימוש במערכת ניהול משימות?
עבודה עם מערכת לניהול משימות תספק לכם יתרונות רבים בעבודה השוטפת:
במקום לחכות לתשובה מחברי הצוות על הסטטוס של משימה כלשהי, תוכלו לבדוק את המצב שלה בעצמכם בקלות ובמהירות. כמו כן, באמצעות המערכת אף משימה לא תחמוק מהעיניים שלכם, כדי שתוכלו לוודא שכל תחומי האחריות שלכם בעבודה מכוסים.
באמצעות מערכת לניהול משימות תוכלו לראות בבירור אילו משימות דחופות יותר ואילו דורשות זמן רב יותר של עבודה, כדי שתוכלו לנהל היטב את לוח הזמנים שלכם ולוודא שאתם עומדים בכל הדדליינים.
מערכות לניהול משימות מספקות בדרך כלל מערך התראות ותזכורות שאתם יכולים להגדיר בעצמכם, כדי לרכז את הכול למקום אחד ולשמור על סדר וארגון בזמן שאתם מנהלים את כל המשימות והפרויקטים שלכם לבניית אסטרטגיה שיווקית, להכנת הפוסטים שלכם ברשתות החברתיות ולכל משימה שאתם צריכים להשלים.
תשכחו מהערות במחברת או מתזכורות ביומן. באמצעות מערכת לניהול משימות אתם יכולים לשמור את כל המידע החשוב במקום המתאים, כדי שלא תצטרכו לחפש בבהלה את הפתק שהתעופף מהשולחן ושעליו כתבתם משימה חשובה או לנבור בתיקיית הדואר הנכנס במייל כדי להיזכר בדדליין של פרויקט ספציפי.
עבודה עם תוכנה לניהול משימות תאפשר לכם להמחיש באופן חזותי את שרשרת המשימות העומדת לפני כל הצוות, כדי שכל אחד יוכל לדעת אילו משימות קודמות לאחרות וכדי לשמור על רצף עבודה הגיוני וזורם.
במה צריך להתמקד כשבוחרים מערכת ניהול משימות?
כאשר עומדת לפניכם ההחלטה לבחור במערכת ניהול משימות שתעזור לכם, אתם צריכים להביא בחשבון את התועלת שתפיקו ממנה. הינה כמה פיצ’רים ותכונות בסיס שכדאי שיהיו בה:
נוחות וקלות שימוש
מערכת ניהול משימות יעילה היא כזו שאינה הופכת את החיים של העובדים למסובכים. המערכת צריכה להיות ידידותית למשתמש ואינטואיטיבית, כדי שאנשים לא יצטרכו לבזבז זמן על חיפוש משימה או על חיפוש הפעולה שהם רוצים לעשות, כמו תגובה על מסמך, סימון קטגוריה של המשימה, הגדרת התראות או דדליין ועוד.
כמו כן, תוכנות המאפשרות אוטומציה עסקית של פעולות החוזרות על עצמן יכולות גם הן לשדרג את חוויית המשתמש של העובדים ולהפוך את העבודה לקלה הרבה יותר.
פיצ'רים שונים, התראות ודוחות
כשאתם באים לבחור מערכת ניהול משימות, אתם צריכים לבחור אחת כזו שתספק לכם את הפיצ’רים שאתם צריכים – התראות על משימות שהדדליין שלהן חלף, דוחות שונים לניהול יעיל של פרויקטים, מעקב אחר תקציב, התממשקות עם מערכות סליקה באינטרנט ועוד אפשרות המניחות את הבסיס לעבודת צוות יעילה ולעבודה אישית מסודרת ונוחה.
תקשורת עם חברי צוות
כיוון שאחת המטרות שעסקים רוצים להגשים באמצעות מערכת ניהול משימות היא תקשורת יעילה בין חברי הצוות באשר למשימות משותפות, חשוב שבתוכנה שתבחרו יהיה ממשק נוח לאינטראקציה בין חברי הצוות, כדי שכולם יהיו מעורים בפרטי המשימות ויוכלו להעביר זה לזה מידע במידת הצורך כמו תאריכים להדרכת מכירות לעסקים, מסמכים חשובים להעביר ללקוחות או כל מידע שחוסר שלו עלול לעכב את השלמת המשימה.
כמובן, התוכנה צריכה גם לספק לכם שירות המתאים לגודל הצוות שלכם, בין שיש לכם צוות חד ספרתי של עובדים הזקוקים לגישה או שאתם ארגון גדול ומסועף שצריך מערכת רחבת היקף.
מערכות מומלצות לניהול משימות
כעת נעבור לדבר על 3 מערכות לניהול משימות, שלדעתנו יכולות לשפר מאוד את ההתנהלות היום יומית שלכם בעסק:
טרלו - Trello
Trello היא אחת האפליקציות המוכרות ביותר בעולם לניהול עבודה ומשימות. היא מציעה מגוון של תכונות יקרות ערך שהופכות אותה לבחירה פופולרית לניהול פרויקטים.
הממשק האינטואיטיבי והצבעוני שלה מפשטת את משימות הארגון ושיתוף הפעולה, ומאפשר למשתמשים ליצור ולנהל משימות על לוחות הניתנים להתאמה אישית בקלות. הגמישות של טרלו מאפשרת לה להסתגל לסוגי עבודה שונים, מפרויקטים אישיים ועד לפרויקטים של צוות שלם, ויש לה תכונות פונקציונליות כמו גרירת פריטים ושחרור, הזנת דדליינים ורשימות תיוג.
ההתממשקות של טרלו עם פלטפורמות וכלים פופולריים, מעבר העדכונים בזמן אמת בין כל העובדים והאפשרות לגשת ללוחות גם דרך מכשירים ניידים הופכים אותה לפתרון רב תכליתי ונגיש עבור אנשים וצוותים המעוניינים לייעל את תהליכי העבודה שלהם ולהגביר את הפרודוקטיביות.
לטרלו יש מסלול חינמי המספק לא מעט פונקציות ויכול להתאים לצוותים ולפרויקטים קטנים, וגם מסלולים בתשלום המשדרגים רבות את חוויית השימוש והפונקציונליות של המערכת.
מאנדיי - Monday
עוד אחת מהמערכות הפופולריות בעולם לניהול משימות היא מערכת Monday, שמציעה שורה של תכונות חשובות ההופכות אותה לפלטפורמה מבוקשת לניהול משימות ושיתוף פעולה.
הממשק הידידותי למשתמש שלה ניתן להתאמה אישית רבה, ומאפשר לצוותים לעצב סביבות עבודה המתאימות לצרכים הספציפיים שלהם. עם היכולת ליצור משימות ולעקוב אחריהן, לקבוע מועדים ולנהל פרויקטים באופן חזותי על לוחות מקודדים בצבע ולהתממשק עם תוכנות רבות אחרות, מאנדיי משפרת את יכולת הארגון והפרודוקטיביות של הצוות כולו.
תכונות האוטומציה של הפלטפורמה מפחיתות עבודה ידנית ומשימות החוזרות על עצמן, והדשבורד האינטראקטיבי מספק סקירה בזמן אמת של התקדמות העבודה.
מבחינת תשלום, למאנדיי יש מסלול חינמי המתאים לצוות של 2 אנשים לכל היותר, ותוכניות בתשלום חודשי של 8$ או יותר המספקות לכם עוד ועוד תכונות שימושיות לפי המסלול שבחרתם.
קליקאפ - ClickUp
התוכנה השלישית שנדבר עליה, שהיא לא פחות טובה מהשתיים הקודמות, היא תוכנת ClickUp, שמציעה מגוון של פונקציות לטובת ניהול יעיל ונוח של שגרת העבודה.
בתוכנה הזו, שהיא פלטפורמה לכל הצרכים והמשימות שלכם, יש מקום שבו צוותים יכולים לעשות הכול – לתכנן משימות, לשתף פעולה ולהגשים אותן, והיא מבטלת את הצורך להשתמש בכלים מרובים ולהסתכן באובדן ריכוז או נתונים. הגמישות של קליקאפ היא יתרון מרכזי, משום שהיא מתאימה למגוון רחב של שיטות עבודה ותעשיות, מפרויקטים פשוטים ועד לפרויקטים מורכבים ביותר. עם תכונות כמו תצוגות הניתנות להתאמה אישית, מעקב אחר יעדים ומעקב אחר הזמן שהושקע בהשלמת המשימה, היא עוזרת למשתמשים לעבוד ביעילות רבה יותר ולהחליט החלטות לפי ניסיון ונתונים.
ההתממשקות של קליקאפ עם תוכנות וכלים פופולריים מייעלת עוד יותר את תהליכי העבודה ומשפרת את הפרודוקטיביות, והתוכנה בולטת גם ביכולות האוטומציה החזקות שלה, המפחיתות עבודה ידנית ומשימות שחוזרות על עצמן.
התוכנית החינמית (לנצח) של קליקאפ מספקת לצוותים קטנים את כל הפונקציות שהם צריכים לעבודה שוטפת ויעילה כך שייתכן שלא תצטרכו להתלבט בכלל באיזה מסלול לבחור, למרות שאנחנו עדיין ממליצים לבחון את המסלולים בתשלום כדי לראות אם יש בהם פיצ’רים שאתם צריכים.
